Supportcenter

Med växande antal kunder, större system och när man även erbjuder flera olika tjänster är det viktigt att ha ett ordentligt supportsystem. Började kolla på detta innan jul och skaffade testkonton hos några olika leverantörer och har sedan under julen satt upp ett komplett system med kunskapsdatabas och ärendehantering.

Jag började kolla upp en del open source, men problemet där är att det är alldeles för mycket jobb som måste läggas ner för att få det att fungera som man vill. Man måste även ha egen server att lägga det på och hantera all drift mm så jag övergav det alternativet för ett färdigt där jag även får full support själv.

Efter att ha börjat med att granska hemsidor och innehållet i de olika systemen och även lite smått jämföra priser på de som lade ut dem valde jag följande leverantörer att testa:

Jag var intresserad av att ha både ärendehantering och kunskapsdatabas/FAQ-del så en del leverantörer föll bort på att inte kunna erbjuda detta. Det slutliga valet föll på Zendesk. De erbjöd mest för bäst kostnad. Det var många av de andra som funktionsmässigt erbjöd samma som Zendesk, men föll på kostnaden samt att ha ett väldigt komplicerat och i vissa fall rent ut sagt fult gränssnitt.

Hos Zendesk finns det redan i grundutförandet tillgång till mobil-appar, kopplingar till sociala medier, SSL-certifikat, SSO (Single Sign-On) och full branding. Jag valde Plus-paketet och fick då också domänhantering så jag kan köra på en egen domän och eget SSL-certifikat. Var väldigt lätt att även få hela systemet på svenska.

Om du själv letar efter ett supportsystem se till att testköra innan för att se vilket som du tycker passar dig bäst utseende- och funktions-mässigt.

Produktionssättning November

Vi har nu produktionssatt nya funktioner i Avtalsbevakning. Det är en ordentlig uppgradering, där mycket av bakomliggande kod är omgjord för att göra systemet stabilare, säkrare och snabbare.

De största nya och omarbetade funktionerna är:

  • Flyttat konto- och användarhanteringen till egna sidor under toppmenyvalet Admin. Detta gör systemet mer användarvänligt genom att rensa upp huvudmenyn så att den främst fokuserar på avtalshanteringen.
  • Bättre behörighetsstyrning så att det nu går att sätta specifika kategoribehörigheter. Detta innebär att användare kan läggas till och bara få se avtal som tillhör en eller flera kategorier.
  • Byggt om kontostrukturen så att man arbetar med ett konto åt gången. Om man har behörighet till fler konton så väljer man vid inloggning vilket konto man vill arbeta med. Det är sedan enkelt att byta konto utan att behöva logga ut och in igen.
  • Förtydligat bekräftelse- och felmeddelanden.
  • Tydligare visning av status med ikoner istället för text.
  • Mindre designförändringar för att lyfta fram formulärsfält och knappar. Lagt in bättre stöd för flera webbläsare.

Detta finns tillgängligt från idag, lördag 26 november. Du behöver inte göra något som användare för att få tillgång till de nya funktionerna. Du loggar in med samma användaruppgifter som tidigare.

För mer information om Avtalsbevakning eller uppgraderingen är du välkommen att kontakta oss på info@avtalsbevakning.se.

Struktur bland projekten!

Det känns lite som att jag säger det till mig själv en gång i månaden att jag måste få någon sorts struktur på allt som ska göras inom de olika faserna i utvecklingen. Jag har sedan en tid tillbaka införskaffat ett projekthanteringsverktyg (Projector) och ordnat upp mapparna så att det ska vara lätt att hitta alla olika dokument och skisser som jag tar fram. Ändå hamnar allting halvfärdigt. Det är inte likt mig att göra saker halvfärdigt.

Får ta mig i kragen och verkligen börja använda projektverktyget på allvar i helgen. Lägga in uppgifter och estimera tiderna på riktigt för att verkligen försöka lägga upp allting i en bra ordning och ta tag i en sak i taget. Vore skönt att få ordning på dokumentationen kring Avtalsbevakning inom en nära framtid så att det blir lättare att göra uppgraderingar och att verkligen kunna fokusera på försäljning som har tagit allt mer tid på sistone.

Se till att bli klar med modellerna så att det finns ett bra underlag för all funktionalitet i systemet.

Se till att uppdatera kravdokumentet så att det är aktuellt efter de senaste uppgraderingarna.

Se till att skriva klart affärsreglerna så att det är lätt att gå tillbaka och se hur vi egentligen tänkte med varje funktion och vad som är tänkt att hända när man använder allt i systemet.

Helgen är med andra ord räddad! :)

Produktionssättning – Augusti

Vi har produktionssatt ny funktionalitet på Avtalsbevakning. Vi har uppgraderat koden så att systemet är bättre byggt struktur- och designmässigt, men mer synliga funktioner är följande:

  • Importera avtal: Skapa en lista i Excel, spara som CSV och importera flera avtal på samma gång.
  • Exportera avtal: Exportera avtal till CSV som är lätt att öppna i Excel för vidare bearbetning.
  • Avtalsansvarig: Välj vem på företaget som är ansvarig för varje avtal.
  • Avtalshändelser: Lägg till händelser på varje avtal. Blir som en liten logg över vad som hänt med avtalet. Istället för att ta bort/arkivera och lägga upp nya avtal kan du bara uppdatera befintligt och lägga in en händelse för vad som är gjort.

Vi kommer i nästa release fokusera i huvudsak på användarstrukturen och möjliggöra mer detaljerade behörighetsnivåer.

Automatisk förlängning av avtal kan stoppas!

Många företag idag använder sig av en form av automatisk förlängning av avtal om inte konsumenten själv innan förfallodagen kontaktar företaget och säger upp avtalet. Detta vill Konsumentverket ändra på och har därför vänt sig till Regeringen för att få detta utrett och lagkontrollerat.

“I dag klagar många konsumenter på att avtal förlängs efter avtalstidens slut – utan deras medgivande. I vissa fall blir man bunden i ett år till, utan möjlighet att säga upp avtalet.” skriver Konsumentverket i ett pressmeddelande som också har uppmärksammats av DN.

Istället för att avtal automatiskt ska förlängas är förslaget att konsumenter alltid efter utgången avtalsperiod ska kunna säga upp ett avtal med en månads uppsägningstid.

[Guide] Stäng av alla aviseringar

Om du vill stänga av alla dina aviseringar utan att behöva gå in på varje avtal som du är upplagd på att få avisering för kan du enkelt via dina inställningar göra detta. Perfekt att använda vid semester mm när man inte vill/kan ta emot e-post eller SMS. När du är tillbaka går du bara in och aktiverar aviseringar igen.

OBS! Se till att någon annan är upplagd på avtalen och tar emot aviseringarna medan du har det avstängt så att inga uppsägningar eller avtalsförändringar missas.

1. Gå in under menyvalet “Inställningar”.

Stäng av avisering i Avtalsbevakning2. Kryssa ur den aviseringstyp du inte vill få. Detta stänger av all avisering till dig även om du är upplagd på avtal.

Produktionssättning – Maj

Vi håller på att acceptanstesta en uppdatering av systemet där en hel del småsaker kommer fixas till. Vi planerar att produktionssätta detta i helgen.

Främst är det förändringar i bakomliggande processer för att förbättra stabilitet i systemet samt några skönhetsändringar på länkar och texter.

Vi kommer även produktionssätta en större uppdatering av funktionen för kostnadskalkylering för att bättre hantera kostnader av dina avtal. Detta är en tilläggstjänst som finns tillgänglig för företagskunder.

Kontakta oss för mer information!

Därför behövs Avtalsbevakning!

  1. Vet du hur många avtal ditt företag har?
  2. Vet du utgångsdatum på alla företagets avtal?
  3. Vet du kostnaden för alla företagets avtal?
  4. Vet du direkt när de förväntade resultaten har uppnåtts eller etappmål inte har genomförts?
  5. Har du koll på alla avdrag, rabatter och incitament du förhandlat i ett avtal för att säkerställa att du får allt du räknade med vid skrivandet av avtalet?

Om du svarat “Nej” på 3 eller flera av följande frågor kan Avtalsbevakning hjälpa dig och ditt företag – vi kan hjälpa dig svara “Ja” på alla frågorna och få full kontroll på alla företagets avtal.

Just nu kan du testa Avtalsbevakning gratis i 14 dagar utan förpliktelser om köp. Kontakta oss så hjälper vi dig igång!

Affärsplanen – Avtalet med dig själv

Det är bra med en genomgång av affärsplanen med jämna mellanrum för att se att vi följer den plan vi satt upp och annars se till att uppdatera så att det finns någon sorts grundläggande struktur i framtida arbete.

Det passar perfekt att lagra även affärsplaner i Avtalsbevakning och sätta upp bevakningar som skickar ut e-post med jämna mellanrum så att man inte glömmer att omförhandla avtalet med sig själv och se till så att man går mot de mål som sattes upp.

Vad är ett avtal?

Alla affärsförbindelser mellan företag sluts i något sorts avtal. Avtal behöver inte alltid vara ett dokument utformat efter strikta mallar utan det räcker med en muntlig överrenskommelse, även om det i slutändan är svårt att bevisa vilket gör att man vanligen utformar någon sorts dokument eller skriftlig bekräftelse.

Enligt wikipedia är definitionen av ett avtal: “Ett avtal är en överenskommelse varigenom personer (fysiska eller juridiska) grundar ett rättsförhållande mellan varandra. Vissa, framför allt skriftliga avtal, kan också benämnas kontrakt. Avtal inom internationell rätt benämns traktat. Endast den som har rättshandlingsförmåga kan ingå avtal.”

För många företag som säljer produkter eller tjänster på internet innebär oftast avtalet det ifyllda beställningsformuläret och e-postbekräftelsen på att ifyllt formulär är mottaget. I och med att man sedan betalar eller i beställningsprocessen betalar in avgift för tjänsten brukar det vara en accept på att man godkänner avtalet och villkoren till det.

Varje produkt eller tjänst man därmed köper som företagare har ett avtal som grund och med ett avtal följer oftast olika sorters förpliktelser. Dessa föreskrivs oftast i bifogade allmänna villkor som brukar följa en redan definierad mall och därmed bli långa, krångliga texter som oftast missas att läsas. Det finns dock några avsnitt som kan vara bra att leta efter i allmänna villkor.

  • Avtalsparter – Vem skriver jag avtal med. Står oftast som första mening.
  • Avtalstid – Hur länge är jag bunden i avtalet och vad är villkoren för uppsägning.
  • Avgifter – Riskerar jag att få betala några extra kostnader som inte framgått i beställningen.
  • Kundens ansvar/skyldigheter – Vad får jag göra och inte göra.
  • Företagets ansvar/skyldigheter – Vad friskriver sig företaget från som har kopplingar till tjänsten jag ska köpa.

Det är viktigt att läsa igenom villkoren och om villkoren är elektroniska, gör en sökning efter ord från ovan punkter för att snabbt hitta dessa delar.

Glöm inte att hålla reda på alla avtal eller kontrakt så att det är lätt att gå tillbaka och läsa vad som är överrenskommet. Med vår bevakningstjänst hjälper vi till att påminna när det är dags att säga upp eller omförhandla avtalen så att de inte automatiskt förlängs i en ny lång period och kostar massa onödiga pengar.